~CUESTIONES DE ÉTICA PROFESIONAL
Jornada de Deontología Consejo Autonómico Valenciano de Colegios
de Administradores de fincas
Valencia, 10 de abril de 2014
SUMARIO:
1.- ENTREGA DE DOCUMENTACIÓNEMN CASO DE CESE, OBLIGACIONES
Y DERECHOS. Exposición a cargo de D. José Ramon Blay
2.- DERECHO DE INDEMNIZACIÓN. RECLAMACIÓN DE INDEMNIZACION
POR CESE IMPROCEDENTE DEL ADMINISTRADOR. Exposición a cargo
de Dª. Alicia Oliver
3.- LA LIQUIDACIÓN FINAL A PRESENTAR POR UN ADMINISTRADOR DE
FINCAS COLEGIADO
4.- CUENTA ÚNICA DEL ADMINISTRADOR. RAZONES A FAVOR Y EN
CONTRA. Exposición a cargo de D. Alejo Pérez.
5.- LÍMITES EN LAS FUNCIONES DELEGADAS POR EL ADMINISTRADOR
COLEGIADO A SUS EMPLEADOS. Exposición a cargo de D. Miguel Solves
ANEXO 1: MODELO FORMULARIO JUDICIAL POR RECLAMACIÓN DE
INDEMNIZACIÓN EN CASO DE CESE ANTICIPADO INJUSTO.
ANEXO 2: CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO DE LA JUNTA DEL COLEGIO
VALENCIA-CASTELLÓN
1.- ENTREGA DE DOCUMENTACIÓNEMN CASO DE CESE, OBLIGACIONES
Y DERECHOS. Exposición a cargo de D. José Ramon Blay
Artículo 54 d) Estatutos del Colegio Territorial de fincas de Valencia-
Castellón
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Cuando el Administrador de fincas cese en la prestación de sus servicios
profesionales, por revocación o renuncia, como regla general deberá
hacer entrega al cliente de la documentación, practicar liquidación
finiquito, y abonar los saldos que procedieran en su caso, en un plazo
máximo de treinta días desde la comunicación del cese o renuncia.
Desde la comisión Deontológica y siguiendo el criterio jurisprudencial ,
hemos de decir en primer momento que ningún administrador ha de
negarse a la entrega de la documentación (entendiendo por tal todo
soporte que contenga información de la comunidad , en formato papel,
cd, fotografías...) cuando le sea requerida por su mandante (la
comunidad) puesto que nosotros somos meros mandatarios frente a la
misma y meros custodios de dicha documentación (art 20 LPH)
Toda discrepancia que surja a la hora del porqué de dicha entrega , ha de
ser debatida en el lugar correspondiente, pero nunca ha de ser objeto
su retención para “bloquear “ la gestión de una comunidad , en base a
que estimemos que no es justa la causa por la cual se nos solicite.
Ahora bien , respecto podemos hacer varias distinciones en cuanto a la
forma de actuar ante tal requerimiento, en base a los motivos que han
generado la petición de entrega de la documentación
Podemos distinguir varias CAUSAS DE ENTREGA:
POR RENUNCIA VOLUNTARIA está claro que en este caso el traspaso de
la misma se va a realizar sin ningún problema
POR REMOCION ANUAL es claro en este supuesto, que con
independencia de las causas alegadas igualmente se ha de acatar la
voluntad de la comunidad de no renovar en el cargo en el plazo y en el
momento que legalmente corresponde.
POR CESE ANTICIPADO O "JUNTAS POR SORPRESA" Este es el caso que
más debate genera y que suscita más supuestos de negativa de entrega
inmediata de la documentación requerida.
En ambos casos , hemos de requerir no obstante que la celebración de la
correspondiente junta se realice tanto en tiempo y forma establecida
legalmente y en caso contrario , indicar la “nulidad“ de la reunión
realizada (en especial por ausencia de los que habitualmente no residen
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en la comunidad y cuyos datos de domicilio sólo los conoce el
administrador al que se le va a realizar una reunión en estos casos ,
normalmente sin su conocimiento), mientras se “recomienda“ no
otorgar la venia.
Una vez comprobados que los requisitos legales se han cumplido , y
según lo establecido en el art. 54 d) de los estatutos del colegio
territorial de Administradores de fincas de Valencia-Castellón, la entrega
ha de realizarse en el plazo máximo de 30 días.
En cuanto al LUGAR DE ENTREGA Y A QUIENES ENTREGARLO
Normalmente y si todo se ha realizado por los cauces legales ,lo
realizaremos en nuestro despacho , recomendando que sean tanto el
entrante como el presidente de la comunidad los que recojan dicha
documentación
Solo en el caso de haber existido irregularidades en la remoción , así
como si el entrante es un No Colegiado, como COLEGIADO “intruso“,
recomendamos hacer entrega de la documentación correspondiente en
el propio colegio de administradores , así como indicar en el documento
que refleja lo que se entrega, un detalle somero de como ha sido el cese
y los datos del entrante
Así y siguiendo el esquema establecido por los Estatutos del Colegio de
Administradores de Málaga , haríamos entrega de lo siguiente :
NORMA 2ª
El Administrador cesado en el modo y forma previsto en la Ley de
Propiedad Horizontal, dentro del plazo de treinta días naturales a contar
desde la fecha en la que haya recibido la solicitud de venia a partir de la
fecha de cese, si éste fuese anterior, está obligado a:
a) Entregar, previo recibo de la misma, la documentación oficial de la
Comunidad de Propietarios o de la propiedad.
b) Presentar el estado de cuentas final de la finca, partiendo del último
estado de cuentas aprobado por la propiedad.
En el estado de cuentas se incluirán los gastos y pagos comunes
realizados por el Administrador en función de su cargo, así como los
honorarios de administración devengados hasta la fecha del cese, con
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independencia del ejercicio de las acciones que pudiera corresponder a
fin de reclamar los honorarios pendientes hasta la finalización del
mandato.
NORMA 3ª
A los efectos de la Norma anterior, se entiende por oficial la siguiente
documentación:
a) Libro de Actas y relación nominal de propietarios o arrendatarios, en
su caso.
b) Tarjeta de Identificación Fiscal
c) Contratos en los que haya sido parte la propiedad o la Comunidad de
Propietarios(arrendamiento, laborales, servicios y suministros, o
cualquier otro).
d) Facturas o justificantes de pago de compras y servicios, cuya
reclamación no haya prescrito según las normas civiles. (5 años y las
facturas de trabajos con garantía superior)
e) Liquidaciones o justificantes de pago de tributos, seguros sociales u
otro tipo de obligaciones fiscales, laborales o administrativas, que no
hayan prescrito según las correspondientes normas.
f) Cualquier otro tipo de documentación de interés para la propiedad,
cuya falta pueda suponer un perjuicio cierto, siempre que se acredite
fehacientemente que ha estado en poder del Secretario.
Así, en resumidas cuentas se recomienda la entrega de (documentos) :

CIF

LIBRO ACTAS (y los anteriores si los hubiere / declaración en
caso contrario de que no existen o que no dispone de ellos
por los motivos que sean)

ESTATUTOS COMUNIDAD

LISTADO PROPIETARIOS / DIRECCIÓNES

LISTADO DE RECIBOS PENDIENTES

LISTADO DATOS BANCARIOS y autorizaciones respecto LOPD
y SEPA
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CONTRATOS VIGENTES : exigir relación exhaustiva y
actualizada

CUENTA BANCARIA : nunca permitir que haya sido
cancelada previamente

LIQUIDACIONES / FACTURAS de los últimos cinco años

BALANCE CUENTAS (exigir modelo y cuadre real). Se
recomienda unificación de criterio para que las
cuentas reúnan los mínimos de información contable.
CIERRE DE LA ENTREGA
2.- DERECHO DE INDEMNIZACIÓN. RECLAMACIÓN DE INDEMNIZACION
POR CESE IMPROCEDENTE DEL ADMINISTRADOR. LIQUIDACIÓN FINAL.
Exposición a cargo de Dª. Alicia Oliver
INTRODUCCIÓN:
Para un adecuado funcionamiento del régimen de Propiedad Horizontal,
toda Comunidad de Propietarios al menos debe tener una figura, el legal
representante que es el Presidente de la Comunidad. Además para ello,
la Ley de Propiedad horizontal en su artículo 13 prevé que los órganos de
gobierno de la Comunidad sean los siguientes:
- Junta de propietarios
- el Presidente y en su caso los vicepresidentes
- el Secretario
- El administrador
Sin perjuicio de que en los estatutos, o por acuerdo mayoritario de la
junta de propietarios, puedan establecerse otros órganos de gobierno de
la comunidad, sin que esto suponga un menoscabo de las funciones y
responsabilidades frente a terceros que están atribuidas por ley a los
órganos rectores de la comunidad.
En los estatutos se pueden definir las condiciones que deben reunir los
órganos de gobierno, y establecerse el método de nombramiento,
facultades, ampliación de competencias etc, si no se atenderá a lo
estipulado en la vigente Ley de Propiedad Horizontal.
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El cargo de Secretario y Administrador, continúa diciendo el artículo 13
de la Ley de Propiedad Horizontal, podrá acumularse en una misma
persona. El cargo de Administrador no es una figura que debe existir
obligatóriamente en una Comunidad, depende de lo que se recoja en los
estatutos o de que la junta general de propietarios acuerde de forma
mayoritaria.
El Administrador tiene unas funciones muy bien definidas en el artículo
20 de la Ley de Propiedad Horizontal y que debe cumplir, por lo tanto, en
caso de incumplimiento de dichas obligaciones, el Administrador podrá
ser removido de su cargo incluso de forma anticipada siempre que se
demuestre que ha incumplido con sus funciones.
El cargo de Administrador puede desempeñarlo cualquier copropietario,
aunque lo aconsejable y mas en la situación actual en la que nos
encontramos, es que se desempeñe por un Profesional adecuado, un
Administrador de fincas COLEGIADO, ya que el administrador, además de
realizar múltiples tareas ante organismos públicos y privados, rendir
cuentas, gestionar documentación, cumplir con las obligaciones fiscales
de la Comunidad y propias, aconsejar legalmente a la comunidad, etc...
por razón de su cargo, tiene responsabilidades, ha de actuar con la
diligencia debida y siempre considerando los intereses de la comunidad.
Si de sus actuaciones resultara daño o culpa, tanto para los intereses
generales de la comunidad como a los propietarios en particular, así
como a terceras personas, el administrador deberá responder tanto civil
como penalmente.
En este punto podemos detenernos y al leer las multiples sentencias,
tanto de Audiencias Provinciales como del Tribunal Supremo,
observamos que en la mayoría de ellas el tema lo tratan como un
contrato de MANDATO o incluso indistintamente como un Contrato de
Arrendamiento de Servicios. Pro en definitiva se podría concluir que
dada la diversidad de contenidos que pueden darse a esta figura, desde
el comunero que asume esa función a título gratuíto, hasta los
profesionales colegiados y especializados en la materia que prestan este
servicio por un precio previamente concertado en favor de las
Comunidades, podemos establecer que el primer supuesto vendría
referido a un Contrato de Mandato, mientras que en el caso de ejercicio
por profesionales, estaríamos refiriéndonos a un Contrato de
arrendameinto de Servicios, con el establecimiento de una
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Indemnización para el caso de que se resolviera el contrato antes del
prazo previsto, así lo afirma también la sentencia de la Audiencia
Provincial de Asturias en secc. 1ª, de 12 de Noviembre de 1998.
El cargo de Administrador debe de ser retribuido, y su nombramiento es
para UN AÑO, aunque puede ser relevado de su cargo antes por acuerdo
de junta reunida en sesión extraordinaria, como ya hemos dicho, y
siempre de forma justificada.
También cabe la opción de que exista un contrato expreso entre
Administrador y Comunidad, con plazos más amplios, con lo que se
estaría a dichos plazos y a lo expuesto concretamente en el contrato
entre las parte. Si no es así, el cargo se entiende de un año desde el día
en que fue nombrado por junta de Propietarios prorrogable por plazos
iguales de forma tácita.
CESE ANTICIPADO DEL ADMINISTRADOR:
El Administrador puede ser cesado o relevado de su cargo, antes del año,
ANTICIPADAMENTE, por medio de junta general extraordinaria
convocada al efecto. Deberá constar en la convocatoria, cursada en legal
forma, expresamente como punto del orden del día el proposito del
“cese del administrador ”.
Si se aprueba por mayoría de asistentes, por ejemplo, en segunda
convocatoria en junta general Ordinaria anual, en las mismas fechas en
las que fue nombrado el Administrador un año, o años antes, sería
totalmente adecuado tratarlo dentro del punto del orden del día de la
convocatoria convenido como renovación de cargos anuales o de
presidencia, dado que, como se ha dicho, el cargo de Administrador es
anual, si no existe norma estatutaria o norma comunitaria o contrato
entre las partes que estipule lo contrario, y como órgano de gobierno o
cargo dentro del órgano de gobierno o de la presidencia de la
comunidad, podrá o no renovarse por la mayoría de propietarios de la
Comunidad dentro de dicho punto del orden del día, de forma anual y
siendo suficiente el voto de la mayoría de propietarios.
Situación totalmente distinta es la de pretender cesar al Administrador
de la Comunidad de forma anticipada, antes de acabar su anualidad.
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Para ello, habrá de convocarse junta general extraordinaria al efecto,
como hemos dicho. Y además deberá de quedar suficientemente
justificado o motivada su remoción por incumplimiento de sus deberes o
cualquier otra causa tasada legalmente.
El Administrador que sea removido de su cargo de forma anticipada sin
justa causa podrá solicitar ser indemnizado por los daños y perjuicios
que se le cause, que normalmente será por aquellas cuotas de
honorarios dejados de percibir hasta el cumplimiento de su cese anual.
En resumen: conforme al artículo 13.7 y 14 de la Ley de Propiedad
Horizontal: Salvo que los estatutos de la Comunidad dispongan lo
contrario, el nombramiento de los Organos de Gobierno se hará por el
plazo de un año.
Los designados podrán ser removidos de su cargo antes de la expiración
del mandato por acuerdo de la Junta de Propietarios, convocada en
sesión extraordinaria.
Los Administradores de Fincas debemos de EXIGIR LAS FORMALIDADES
LEGALES o lo que podríamos llamar, un protocolo para el cese efectivo
del cargo como administrador, y que se nos entregue TODA LA
DOCUMENTACIÓN DEL PROCESO, LA CONVOCATORIA Y EL ACTA DEL
CESE:
1.- En principio, deberemos exigir a los comuneros que para la adopción
del cese anticipado, se tenga en cuenta las normas básicas para adoptar
dicho cese, es decir, que se cumpla lo estipulado en la LPH en su art. 13 ,
donde se afirma que si se desea remover del cargo al administrador
antes de la expiración del mandato, deberá ser adoptado por acuerdo de
Junta de propietarios, CONVOCADA EN LEGAL FORMA, es decir,
NOTIFICADA A TODOS LOS VECINOS, residentes o no en la finca.
2.- Que la convocatoria se realice en sesión Extraordinaria y convocada al
efecto, donde conste expresamente el asunto “cese del Administrador
actual” en la convocatoria.
3.- Exigir que en dicha Acta extraordinaria conste el motivo o motivos del
cese anticipado. Porque si la remoción se realiza sin justa causa, el
Administrador tendrá derecho a reclamar los daños y perjuicios
derivados de la remoción (Sentencias entre otras de la Audiencia
Provincial de Madrid de 29 de julio de 2004)
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3.- Como he dicho es de vital importancia que solicitemos la
documentación: La convocatotria cursada en legal y con la formalidad
legal, así como el Acta redactada donde conste el motivo o motivos del
cese, como minimo ya que nos servirá como base para la posible
reclamación judicial.
El Administrador cesado con fundamento en el artículo 1729 del Código
Civil, podrá reclamar frente a la Comunidad de Propietarios,
indemnización de perjuicios por los honorarios de las mensualidades no
percibidas, a consecuencia del vencimiento anticipado del cargo, por la
Comunidad demandada. Según el artículo 1733 del Código Civil, el
mandante puede revocar el mandato a su voluntad. Según la
jurisprudencia la revocación es uno de los medios a extinguir el
mandato, sin embargo cuando para él se ha establecido un plazo de
duración, evidentemente en interés común de ambas partes
contratantes, aunque la facultad de revocación subsiste si se impone
antes de la expiración del plazo, sin haberse demostrado que mediase
justa causa dimanante del incumplimiento de lo pactado por parte del
mandatario, entonces el mandante debe indemnizar a aquel los daños y
perjuicios que con la extemporánea revocación le ocasione (sentencias
T.S. de 12 de junio 1980 y 25 de noviembre de 1983).
Interpuesta en legal forma demanda por parte del Administrador cesado,
el Juez competente deberá valorar si existe o no justa causa para el cese
del Administrador por parte de la Comunidad de Propietarios en relación
con el incumplimiento por el mismo de las obligaciones que le impone el
artículo 20 de la Ley de Propiedad Horizontal.
3.- LA LIQUIDACIÓN FINAL A PRESENTAR POR UN ADMINISTRADOR DE
FINCAS COLEGIADO
En el momento del cese del administrador, el colegiado debe de
plantearse proceder a liquidar su situación contractual con la Comunidad
debiendo de cumplir con los siguientes requisitos:
1.- Aportar un correcto balance de la situación económica de la
comunidad, en el que se reflejen los ingresos y gastos en relación con la
documentación aportada y sobre todo aportar a dicho balance todos los
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justificantes y facturas de los gastos producidos así como la justificación
de los recibos cobrados y las derramas emitidas.
2.- Adjuntar a la liquidación final la relación de documentos que se
incluyen, tales como, contratos de los diferentes servicios y proveedores,
libro/s de actas, escritos y documentos, archivos de facturas de los
últimos cinco años y el año en curso.
3.- Por último, si el saldo es favorable al administrador, reflejar en
dicha liquidación que estudiado el contenido de la presente liquidación y
siendo este correcto, la comunidad se compromete a saldar dicha deuda
con el administrador cesante en el plazo máximo de 30 días, pudiendo el
administrador ejercer su derecho al cobro si pasado dicho plazo la deuda
no ha sido saldada.
(En este punto, lo que NO se debe de hacer es liquidarse los
honorarios no devengados, es decir, aquellas cantidades relativas a los
honorarios que creemos que la comunidad nos adeuda en concepto de
indemnización por el tiempo que nos resta de contrato hasta la siguiente
renovación. Por el contrario, si entendemos que se nos adeudan al
haberse producido el cese de forma anticipada lo que SI debemos de
hacer es reflejar su importe en la liquidación y esperar a que la junta de
propietarios debidamente convocada a tal efecto, apruebe saldarnos
dicha indemnización y en caso de no hacerlo, procederíamos a reclamar
a la Comunidad según lo establecido en el art. 1101 del código civil,
procedimiento de reclamación indemnizatoria por encontrarnos ante un
supuesto de daños y perjuicios.
¿Qué ocurriría si el administrador elabora un balance en el que se
falsean datos contables y/o se presentan facturas indebidas o falseadas?
¿Estaríamos ante un tipo penal? ¿Podría actuar el propio Colegio
Territorial de oficio ante este supuesto?
-La falsedad en documento privado sólo está castigada cuando se
comete para perjudicar a otro, parece que además de la seguridad del
tráfico o la función probatoria del documento hay otro bien jurídico
protegido, generalmente de contenido patrimonial, en este caso los
bienes de la Comunidad de Propietarios. Por ello, el código penal en su
art.390 , en relación con los arts. 395 y 396 CP castiga al que, para
perjudicar a otro, cometiere en documento privado alguna de las
falsedades previstas en los tres primeros números del apartado 1 del
artículo 390, será castigado con la pena de prisión de seis meses a dos
años.
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Actividad delictiva del Administrador de fincas y responsabilidad civil
derivada de la infracción penal
El Administrador de fincas puede incurrir en su quehacer profesional no
sólo en meros incumplimientos contractuales, sino, llegado el caso, en
una infracción de naturaleza penal –delito o falta- de la que también
tendrá que responder civilmente frente a los perjudicados, ya sea la
comunidad de vecinos o alguno de los propietarios. En efecto, en el
desarrollo de su actividad el Administrador puede cometer algún delito o
falta de cuyas resultas la víctima puede ser la propia comunidad de
propietarios (por ejemplo, por apropiación indebida de fondos de los
comuneros), bien alguno de los vecinos a título individual (por
coacciones al cortar el Administrador un suministro, o por amenazas
vertidas en el acta, etc.), los empleados de la comunidad o de su propio
despacho (por delitos contra los trabajadores), o, incluso, terceros
relacionados con aquél (por estafa a los proveedores o profesionales que
se relacionan con el Administrador). Dicha actividad delictiva tiene entre
sus consecuencias no sólo la sanción penal al infractor, sino una sanción
civil de naturaleza reparadora. La obligación de resarcir económicamente
los daños sufridos por la víctima, en estos casos, tiene un claro
fundamento en el artículo 1902 CC, aunque es necesario remitirse
previamente a lo dispuesto en el Código penal.
La responsabilidad civil es, por tanto, una consecuencia más de la
infracción penal. A este respecto, el artículo 109 CP dispone que “La
ejecución de un hecho descrito por la Ley como delito o falta obliga a
reparar, en los términos previstos en las leyes, los daños y perjuicios por
él causados”.
Defraudaciones: apropiación indebida, estafa, insolvencia punible y
falsedad documental
Los delitos o faltas más habituales, de los que se deriva la exigencia de
responsabilidad civil, son, generalmente, los relativos a las
“defraudaciones” incluidas en el Capítulo VI del Título XIII del Libro II del
CP (delitos contra el patrimonio y el orden socioeconómico), entre los
que destaca la “apropiación indebida”, especialmente en su modalidad
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de delito continuado (arts. 252 a 254 CP). Existe precisamente una
abundante jurisprudencia de las Audiencias Provinciales sobre esta
última cuestión. A este respecto, puede ponerse el ejemplo de la SAP
Barcelona de 4 de febrero de 2008, en la que se señala: “Los hechos
acontecen durante un periodo largo de tiempo, más de tres años,
durante los cuales el acusado, en su calidad de Administrador, recibía
mensualmente las cuotas de los propietarios, no dándoles parcialmente
su destino cuando, cada dos meses, tenía que abonar con ellas las tasas
de higiene pública y no lo hacía, destinando parte de aquel dinero a
otros fines no autorizados”. En otros ejemplos, también se afirma que “el
único que pudo cobrar (el importe reclamado, distraído a la comunidad,
y no satisfecho por unos trabajos de pintura) era el imputado, que en la
fecha de los hechos era el Administrador y el único autorizado para
disponer de la cuenta de la Comunidad de Propietarios” (SAP Cantabria
de 14 de octubre de 2009).
En esa misma dirección, pueden citarse la reciente SAP Madrid de 14
octubre 2009, o las SSAP Sevilla de 23 de diciembre de 2008 y de 28 de
mayo de 2007; SAP Asturias de 26 de mayo de 2008, o la SAP Badajoz de
6 de mayo de 2003, entre otras muchas.
En menor medida también hay que hacer referencia a la “estafa” (arts.
248 a 251 CP), si bien debe partirse del principio de que el delito de la
apropiación indebida se diferencia del de estafa no sólo en la
inexigibilidad de un engaño previo o coetáneo, sino porque su nota
característica es el abuso de confianza por parte del autor del delito, es
decir, por el Administrador. En realidad, la jurisprudencia es
enormemente reacia a aplicar este tipo delito al ámbito que nos ocupa,
decantándose en la mayoría de las ocasiones por el de apropiación
indebida. A este respecto, puede citarse la SAP Santa Cruz de 26
diciembre 2008, o la STS (Sala 2ª) de 10 de abril de 2003.
También debe llamarse la atención sobre el tipo delictivo de “insolvencia
punible” (art. 257 CP) que, aunque posible, no es fácil apreciarlo en el
ámbito que nos ocupa. Como ejemplo de esta dificultad puede ponerse
el supuesto analizado por la SAP Madrid de 11 de febrero de 2008, que
señala lo siguiente: “Está claro que el Administrador en el momento en
que retiró los fondos de la cuenta bancaria de la Mancomunidad de
Propietarios fue para hacer frente a pagos perentorios de ésta, tales
como el agua de la totalidad de la finca y el sueldo de ese mes del
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conserje […]. Ahora bien, es doctrina jurisprudencial que en el delito de
insolvencia es necesario que el autor haya realizado actos con entidad
para producir la insolvencia de una manera verdaderamente
injustificable desde el punto de vista de la racionalidad mercantil”, lo que
no suele ocurrir en estos casos.
En último lugar, hay que destacar las “falsedades documentales”
encuadradas en el Título XVIII, como la “falsificación de documento
mercantil o privado” (art. 390, en relación con los arts. 395 y 396 CP); si
bien, la SAP Zaragoza de 12 de febrero de 2009 consideró que la emisión
por el Administrador de una factura que “no obedecía a ninguna obra
efectiva realizada”, constituye un delito de falsedad en documento
mercantil castigado en el artículo 390 CP.
Con esto, esperamos haber esclarecido cualquier duda al respecto
de las obligaciones del administrador frente al documento que cierra la
relación contractual que hasta dicho momento le ha ligado a la
Comunidad de Propietarios. Este documento siempre debe de ser un fiel
reflejo de una correcta actuación profesional, de no ser así, simplemente
será una prueba más a favor de la Comunidad de Propietarios de que su
decisión del cese ha sido correctamente adoptada y donde además se
podrán apoyar futuras acciones tanto civiles como penales, tal y como ha
quedado explícitamente demostrado en párrafos anteriores.
4.- CUENTA ÚNICA DEL ADMINISTRADOR. RAZONES A FAVOR Y EN
CONTRA. Exposición a cargo de D. Alejo Pérez.
Bastantes despachos antes, quizás ahora puede que menos trabajan con
cuenta única para todas las comunidades, o lo que es lo mismo a nombre
del administrador o de la empresa.
Si la comunidad esta informada y se aprueba en junta es legal. La
contabilidad y el estado de cuentas se puede presentar y llevar
correctamente con el programa contable que esta incorporado a los
programas que casi todos utilizamos de administración de fincas, se va
aprobando y presentando en las juntas ordinarias y hasta ahí todo
correcto.
PROS:
Según los administradores a los que hemos consultado que trabajan con
cuenta única es practico, ahorra mucho tiempo de gestión, todos los
pagos y cobros se ven enseguida y no hay que estar abriendo cuenta a
cuenta, cambiarlas todos los años,
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CONTRAS
Creo que es más complicado detectar posibles errores contables y poder
saber exactamente la situación contable de una comunidad, tienes que
fiarte prácticamente de lo anotado en el programa. Hay veces que por
error no se carga una factura o la cargas en otra comunidad, puedes no
haber dado por pagado un recibo, puedes cargar dos veces un gastos por
error, etc.
Es imposible mostrar físicamente al cliente la realidad individualizad de
cada comunidad, en cuanto al extracto de su cuenta, la facturas pagadas
en su cuenta, los recibos cobrados en su cuenta, etc.
Los mandamientos judiciales ya no los pagan en efectivo, te piden el
numero de cuenta de la comunidad, con documento que lo acredite para
abonártelo. Cuando se solicitan ayudas para obras en las comunidades
te piden también una cuenta a nombre de la comunidad.
El referencial de calidad del colegio indica que para poder tenerlo y
cumplir con el, uno de los requisitos indispensables es tener una cuenta
por comunidad.
Tener en cuenta la dudosa imagen que se da del administrador, pues,
aunque no sea así, se piensa que el administrador lo hace por los
posibles intereses bancarios.
RIESGOS:
Riesgo a que independientemente de la honradez y buen hacer del
administrador, por deudas personales o por errores de las instituciones
del estado, hacienda, ayto, bloqueen o embarguen la cuenta única, por
acciones contra el titular ( el administrador ) y dejar a las comunidades
sin liquidez, ( este caso ya se ha producido recientemente ).
Riesgo emplear un dinero ajeno por posibles debilidades personales,
falta de control, necesidades urgentes de liquidez personales o incluso
posibles adicciones, ( esto también ha pasado y todos lo hemos leído en
la prensa con las adicciones y con el la sustracción directa de pago de
venta de portería, o apropiación indebida de los fondos de casi todas las
comunidades ).
Riesgo a que entregues una documentación con saldo positivo y después
de hacerlo te devuelvan los recibos remesados por lo que en definitiva
es tu cuenta o tu cuenta única, si no han firmado la domiciliación tienen
hasta un año.
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Riesgo a estar tapando el déficit económico de unas comunidades con el
saldo positivo de otras y relajarse a la hora de exigir a las comunidades
deficitarias que aumenten sus fondos mientras se consigue cobrar a los
propietarios deudores.
CONCLUSION
Todos estos motivos y riesgos hacen que sea imprescindible que cada
comunidad tenga la cuenta a su nombre e intentar que todo se pague y
se cobre por mediación de la misma.
Es una forma más de obrar correctamente, con transparencia y de
facilitar la información a nuestros clientes, aunque nos cuesta más
trabajo y dedicación, justifica aún más la importancia de nuestro trabajo,
del servicio que prestamos y de lo que cuesta el mismo.
5.- LÍMITES EN LAS FUNCIONES DELEGADAS POR EL ADMINISTRADOR
COLEGIADO A SUS EMPLEADOS. Exposición a cargo de D. Miguel Solves
LOS ESTATUTOS DICEN:
Artículo 53 g) de los Estatutos del Colegio Territorial de
Administradores de Valencia-Castellón
El ejercicio de la profesión debe ser prestado personalmente por el
titular, sin perjuicio de las colaboraciones y ayudas administrativas o de
otra clase precisas para el buen funcionamiento de su despacho. Ningún
Administrador de fincas debe permitir que se use su nombre o servicios
profesionales de cualquier modo que haga posible la práctica profesional
a personas que no estén legalmente autorizadas.
LEY DE PROPIEDAD HORIZONTAL
Artículo 20:
Corresponde al administrador:
· a) Velar por el buen régimen de la casa, sus instalaciones y
servicios, y hacer a estos efectos las oportunas advertencias y
apercibimientos a los titulares.
· b) Preparar con la debida antelación y someter a la Junta el
plan de gastos previsibles, proponiendo los medios necesarios para
hacer frente a los mismos.
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· c) Atender a la conservación y entretenimiento de la casa,
disponiendo las reparaciones y medidas que resulten urgentes, dando
inmediata cuenta de ellas al presidente o, en su caso, a los propietarios.
· d) Ejecutar los acuerdos adoptados en materia de obras y
efectuar los pagos y realizar los cobros que sean procedentes.
· e) Actuar, en su caso, como secretario de la Junta y custodiar
a disposición de los titulares la documentación de la comunidad.
· f) Todas las demás atribuciones que se confieran por la
Junta.
EXPOSICIÓN:
“El Administrador puede servirse de la ayuda administrativa para el
ejercicio de su profesión”, no creo que haya problema alguna para que el
administrativo lleve el control de avisos de los vecinos y encomiendas a
los diversos profesionales para velar por el buen funcionamiento de las
instalaciones y servicios de la comunidad, no ya las advertencias y
apercibimientos que deberían efectuarse bajo la supervisión del
administrador titular.
Indudablemente, el administrativo puede preparar la documentación
contable de la comunidad, a fin de rendir cuentas a ésta, y pasar al
administrador titular un plan de gastos previsibles y medios necesarios
de financiación.
De las reparaciones y medidas urgentes que se realicen en la comunidad,
debe ser el administrador el que las traslade al presidente.
En la ejecución de los acuerdos adoptados por la comunidad, tb puede
servirse del administrativo, aunque no pueda servirse para la supervisión
de la ejecución de obras pero si en el pago de éstas y cobro a los vecinos
de las cuotas o derramas.
No podrá actuar el administrativo como secretario de las juntas, aunque
entiendo que si custodiar la documentación de la comunidad a
disposición de los vecinos.
ANEXO 1
EJEMPLO DE FORMULARIO:
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AL JUZGADO DE PRIMERA INSTANCIA (del lugar donde este situada
la finca)
Dña …........................... Procurador de los Tribunales, en nombre y
representación de D. ADMINISTRADOR DE LA FINCA......., CON DNI
núm....... y domicilio en ….......... , según acredito con la copia de la
escritura de poder (o apud acta) que, debidamente bastanteada a este
escrito acompaño, con el ruego de que, testimoniada que sea, se me
devuelva por precisarla para otros usos, así pues, ante el juzgado que por
turno de reparto corresponda comparezco y, como mejor proceda en
Derecho,
DIGO:
Que en la representación que ostento, FORMULO DEMANDA DE
JUICIO (el que corresponda según la cuantía), contra la Comunidad de
Propietarios de la calle ….......................... , de , con la finalidad de que
sea condenada al pago de…….euros en concepto de honorarios
adeudados al demandante, debido a su cese como administrador, en
base a los siguientes:
HECHOS
PRIMERO.- En la Junta General Ordinaria celebrada el día ----- se
acordó nombrar administrador de la comunidad de propietarios sita
en---- a D por el periodo de un año. Se adjunta copia del acta como
documento número uno.
SEGUNDO.- A los seis meses de dicho nombramiento por decisión
unilateral de la presidenta de la C. P. . D ----- se decidió el cese de mi
representado por ….motivos.
POR EJEMPLO: (A los… meses de dicho nombramiento , se celebró
una Junta General Extraordinaria en la cual se tomó el acuerdo de cesar
a mi representado, alegando que el hecho de contar con un
administrador no había supuesto ningún beneficio para la finca y que la
cantidad que había de abonarle mensualmente era excesiva para el
estado de cuentas de la comunidad. Se acompaña copia del acta de la
juna como documento número dos).
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TERCERO.-El actor les hizo saber que su acuerdo suponía un
incumplimiento de contrato y, por tanto, les reclamaría judicialmente el
pago de los----meses que faltaban para la finalización de su cargo.
FUNDAMENTOS DE DERECHO
PRIMERO.-la competencia y jurisdicción corresponde a este
Juzgado en base al art. 62 regla primera de la LEC. Procede el juicio
de------(según cuantía)
SEGUNDO.-La legitimación activa corresponde al Administrador
que ha sido cesado por la Junta.
El presidente de la comunidad esta legitimado pasivamente , en
virtud del art. 13 de la LPH
TERCERO.- el art. 13 de la LPH establece que el nombramiento de
los órganos de gobierno se hará por el plazo de un año, aunque pueden
ser removidos de su cargo antes de la expiración del mandato por
acuerdo de la junta de propietarios, convocada en sesión extraordinaria.
CUARTO.- según lo dispuesto en el art. 1124 del CCivil, el
cumplimiento de las obligaciones contractuales por una delas partes del
contrato faculta a la otra para pedir el resarcimiento de los daños.
Tambien puede aludirse, al articulado del mandato del 1.709 y
siguentes del Código civil, en concreto haciendo referencia al artículo
1.732 C Civil en cuanto a el modo de acabar el mandato.
Y el artículo 1.729 C Civil en cuanto a la Indemnización que el
mandante debe de dar al mandatario de todos los daños y perjuicios que
le haya causado el incumplimiento del mandato, sin culpa ni
imprudencia del mismo mandatario.
QUINTO.-En virtud de lo preceptuado en el art. ….. de la LEC, el
demandado ha de ser condenado al pago de las costas de este juicio.
Por todo lo expuesto,
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SUPLICO AL JUZGADO que teniendo por presentado este escrito,
con los adjuntos documentos y sus copias, se sirva tener por formulada
esta demanda de juicio de........................ y previos los trámites legales,
dictar sentencia por la que, estimando la misma, se condene a la C P sita
en la calle… al pago de….. en concepto de honorarios adeudados al
demandante, con expresa condena al demandado en costas causadas en
este juicio.
ANEXO 2:
CODIGO DE BUEN GOBIERNO DE LA JUNTA DE GOBIERNO, COMISIONES
DE TRABAJO Y PERSONAL CONTRATADO DEL COLEGIO DE
ADMINISTRADORESDE FINCAS DE VALENCIA - CASTELLÓN
Introducción
Este código ha sido elaborado por iniciativa de los
Administradores por el cambio, que se presentaron a las elecciones del
Colegio Valencia-Castellón del 14 de junio de 2013.
Esta Junta de Gobierno considera oportuno y muy saludable que,
si un administrador de fincas debe ser un profesional que reúne en su
persona los conocimientos técnicos y la honestidad suficiente para
desarrollar las funciones que se le encomiendan, dentro de sus
competencias, con mayor motivo deben serlo el Presidente y los
miembros de la Junta de Gobierno que dirigen el Colegio de
Administradores.
Este es el motivo por el que se ha elaborado este Código, después
del estudio y comparación de otros códigos deontológicos de Colegios
con características similares. Al fin y al cabo, la ética profesional procede
de la ética de la persona. Y esta es común para todos.
Capítulo I
Finalidad y objeto
Artículo 1. Finalidad
Este código de Buen Gobierno establece las normas de conducta
que deben regir la actuación y toma de decisiones del Presidente, el
Vicepresidente, Secretario, Tesorero, Censor-Contador, y demás vocales
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y miembros de las comisiones de la Junta de Gobierno del Colegio de
Administradores de fincas de Valencia-Castellón.
La finalidad de este código es que se puedan identificar entre las
conductas realizadas un comportamiento correcto por parte de los
miembros que componen este colectivo, según el cual impere la
cordialidad, la confianza y el respeto de unos por otros, y de todos los
colegiados hacia las personas que rigen esta institución.
Artículo 2. Principios rectores
Algunos de los principios que conforman la normativa aplicable,
son los siguientes:
· Honestidad
· Sinceridad y transparencia
· Laboriosidad y espíritu de servicio
· Humildad y prudencia
· Lealtad y rectitud
· Discreción y silencio ante la información reservada
· Diligencia
· Probidad en el uso de los recursos colegiales
· Profesionalidad
· Colegialidad en las decisiones que requieren participación
plural
· Independencia e imparcialidad
Artículo 3. Ámbito de aplicación
Las normas contenidas en este código se aplican a los miembros
de la Junta de Gobierno, los puestos de libre designación, y el personal
contratado por el Colegio.
Cada vez que se renueve alguno de los cargos citados en el párrafo
anterior, el Secretario informará a la persona nombrada sobre la
existencia y obligatoriedad de estas normas, desde el momento de su
designación hasta su finalización. Y hará constar por escrito con la firma
en la fecha de notificación.
Artículo 4. Obligación de cumplimiento y exigencia de
cumplimiento
Las normas reflejadas en este escrito son de obligado
cumplimiento. La infracción de cualquiera de ellas se deberá notificar
por escrito y previa la comprobación de la misma, se propondrá sanción.
CAPÍTULO II
DERECHOS Y OBLIGACIONES
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Artículo 5.- Derecho de independencia
Los miembros de la Junta de Gobierno son independientes en el
ejercicio de sus funciones, y pueden dar libremente su opinión sobre
todas las materias, o adoptar las decisiones que estimen convenientes,
de las que deberán responder personalmente ante los organismos que
correspondan. No se puede imponer opiniones ni órdenes.
Económicamente, los miembros de la Junta de Gobierno no
aceptarán más indemnización o pago de dietas que las establecidas en
este código. Tampoco aceptarán regalos, obsequios o ventajas, en dinero
o en especie, por el ejercicio de sus funciones en el Colegio.
Artículo 6.- Derecho de uso de las instalaciones colegiales
El Presidente y los demás miembros de la Junta de Gobierno
podrán hacer uso de las instalaciones colegiales en el ejercicio de las
funciones propias de su cargo. Su utilización en cualquier otra
circunstancia deberá realizarse en los mismos términos y condiciones
que cualquier otro colegiado, pagando la contraprestación que
establezca el Colegio en cada caso.
Artículo 7.- Derecho de información
Como cualquier otro colegiado, los miembros de la Junta de
Gobierno tienen derecho a una información completa y transparente
sobre la situación económica, fiscal, laboral y contable, además de las
otras materias que se desarrollan en las comisiones de trabajo.
Por razones de orden se solicitará la información deseada por
escrito, para que se facilite también de igual forma en la siguiente
reunión de la Junta de Gobierno, con copia a los demás miembros de la
misma.
El Presidente, Vicepresidente y Secretario velarán especialmente
porque este derecho sea respetado.
Artículo 8.- Libertad de expresión
1. El Presidente, o el Vicepresidente en su sustitución, será el único
miembro de la Junta de Gobierno con legitimación para realizar
declaraciones públicas sobre las decisiones de la Junta de Gobierno,
salvo que por mayoría simple se acuerde en Junta facultar a uno de sus
miembros para declaraciones concretas.
Cuando un miembro de la Junta de Gobierno manifieste
públicamente sobre cualquier cuestión relacionada con el Colegio,
deberá indicar expresamente que su opinión es particular, salvo
delegación expresa.
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2. Cualquier miembro de la Junta de Gobierno puede manifestar
una opinión discordante con la opinión mayoritaria de la Junta de
Gobierno, haciendo constar esta opinión mayoritaria y aclarando que ha
salvado su opinión o mostrado su disconformidad ante la misma Junta de
Gobierno.
3. Por cortesía con los demás miembros de la Junta de Gobierno,
antes de manifestar públicamente una opinión, que pueda tener
trascendencia social o pública, informará al Presidente. En caso de
producirse la manifestación de forma inesperada, deberá informar acto
seguido.
Artículo 9.- Derecho de petición de colaboración y asesoramiento
El Presidente y los demás miembros de la Junta de Gobierno, en el
ejercicio de sus funciones, tienen derecho a solicitar colaboración tanto
a los demás miembros como al personal del Colegio, siempre que no les
dificulten la realización de sus trabajos habituales o especiales.
También podrán pedir la colaboración y asesoramiento de la
Comisión Deontológica a través de su Director, para la interpretación y
aplicación de cualquier norma deontológica, incluidas las contenidas en
este Código de Buena Conducta.
Artículo 10.- Deber de dedicación del tiempo necesario a las
funciones
Todos los miembros de la Junta de Gobierno se asignarán un
tiempo concreto para sus tareas relacionadas con el Colegio. Este tiempo
de dedicación será conocido por los demás miembros de la Junta, y por
el personal.
Articulo 11.- Derecho a dietas o suplido de gastos ocasionados
por el cargo
El presidente y los miembros de la Junta de Gobierno, tendrán
derecho a la compensación de los gastos que en el ejercicio de su cargo
se devenguen siempre con justificación y que a continuación se detallan:
-Taxi o cualquier medio transporte, parking, dietas, teléfono,
indemnizaciones o formación.
Otros gastos no previstos en este artículo deberán ser aprobados
en Junta de Gobierno.
Articulo 12.- Deber de información de la gestión realizada
Cada responsable informará periódicamente de los progresos o
dificultades en sus respectivas comisiones de trabajo, o encargos
realizados.
Articulo 13.- Deber de transparencia en el ejercicio de su cargo
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1.- Con carácter general, los miembros de la Junta de Gobierno
deberán comportarse con la debida transparencia, sin ocultar
información que pueda ser relevante para evaluar su conducta o
aptitudes.
2.- Específicamente, los miembros de la Junta de Gobierno
deberán informar de inmediato a la Junta, a través del presidente,
Vicepresidente o Secretario de:
-Cualquier situación de conflicto de interés, originaria o
sobrevenida, de la que tengan conocimiento o que les afecte a ellos o a
las personas relacionadas con ellos, cónyuges o familiares hasta el 4º
grado.
-Los puestos y cargos que desempeñe en el Colegio de
Administradores o en otras corporaciones y la dedicación requerida por
dichos puestos.
-Cualquier otro hecho que pueda resultar relevante para su
actuación como miembro de la Junta por cualquier circunstancia,
incluyendo a título meramente ejemplificativo y en ningún caso
limitativo hechos que puedan afectar a la dedicación requerida por la
Junta, hechos que puedan generar potenciales conflictos de interés en el
futuro o situaciones de incompatibilidad.
Artículo 14.- Deber de información sobre intereses en conflicto.
1.- El Presidente y los miembros de la Junta de Gobierno deberán
actuar siempre en defensa del interés general del colegio y de la
profesión.
2.- En los asuntos a tratar en las Juntas de Gobierno en los que
puedan tener cualquier interés personal o profesional, el Presidente o
cualquier miembro de la Junta de Gobierno deberán abstenerse no sólo
de intervenir y votar, sino también de hallarse presentes durante las
deliberaciones.
3.- Se entenderá por intereses privados, personales o
profesionales toda posible ventaja, aunque remota, para ellos mismos,
sus familiares o sus conocidos, amigos, clientes o socios cuya
consecución les impida o pudiera razonablemente impedirles estar en
situación de obrar con total independencia e imparcialidad. Los
miembros de la Junta de Gobierno no utilizarán para realizar sus
actuaciones profesionales, sea directamente o indirectamente por
terceros, y sea por cuenta y por riesgo propios o de terceros, la
información confidencial a que tengan acceso.
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4.- Se considerará que también existe interés personal o
profesional de un Miembro de la Junta de Gobierno cuando la situación
de conflicto afecte a los cónyuges o familiares hasta el 4º grado.
Articulo 15.- Deber de discreción y confidencialidad
1.- El presidente y los demás miembros de la Junta de Gobierno
no podrán revelar el contenido de las deliberaciones de dicho órgano ni,
salvo acuerdo de la junta, divulgar públicamente la información
(confidencial o no) de que dispongan con relación a las mismas.
2.- Esta obligación se tendrá en cuenta, en particular, en las
siguientes situaciones:
-Colaboraciones con distintos entes.
-Intervenciones en charlas o conferencias.
-Reuniones con compañeros de profesión, proveedores
-Cualquier otro en que se pueda generar cualquier tipo de duda
razonable al respecto.
3.- En caso de que lo entiendan necesario, el Presidente y los
miembros de la Junta de Gobierno aclararán expresamente que
intervienen en las situaciones anteriores a título personal y no como
miembro del Colegio de Administradores.
Articulo 16.- Sobre las incompatibilidades
1.- En general, el ejercicio de cualquier cargo en la Junta de
Gobierno es incompatible con el ejercicio de cualquier cargo o puesto
que impida prestar la dedicación adecuada y digna como administrador
de fincas.
2.- Es incompatible la función de Presidente o miembro de la Junta
de Gobierno con un puesto político, electo o por designación, en una
Administración pública.
Disposición final.- Sobre la interpretación de estas normas
Se someterá la interpretación de estas normas a la Asesoría
jurídica del colegio, y en última instancia, a la propia Junta de Gobierno,
en reunión extraordinaria.
Este texto ha sido aprobado en Junta de Gobierno del Colegio de
Administradores de Fincas de Valencia-Castellón, en Valencia, a 12 de
noviembre de 2013.
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